Fakturace

Záložku Fakturace najdete v horním menu aplikace. Slouží k vystavování faktur za sezení, evidenci přijatých plateb a jejich párování s bankovními pohyby.

Modul je volitelný — pokud jej správce aplikace pro vaše pracoviště nezapnul, záložka vás vrátí na domovskou stránku s upozorněním. Které dílčí funkce (platby kartou, QR platba, načítání bankovních výpisů, SMS upomínky) jsou zapnuté, zjistíte v sekci Nastavení fakturace.

Jak je Fakturace uspořádaná

Úvodní stránka Fakturace je rozcestník. Skládá se ze tří částí:

• Vyžaduje pozornost — pruh nahoře. Ukazuje jen to, co skutečně čeká na vaši akci: neuhrazené faktury, selhané platby, nespárované bankovní pohyby. Když není co řešit, uvidíte jedinou větu „Nic nečeká na vyřízení."
• Denní práce — čtyři karty, se kterými pracujete průběžně: Faktury, Platby, Banka, Dobropisy.
• Nastavení fakturace — pět karet, které nastavíte jednou na začátku a pak už jen výjimečně měníte: Služby a ceny, Plátci, Smlouvy, Storno podmínky, Bankovní účty.

Mezi sekcemi se dá přeskakovat přímo — ozubené kolečko vpravo nahoře je na každé stránce fakturace a obsahuje odkazy na všechny sekce.

Než vystavíte první fakturu

Sekce na sebe navazují. Doporučené pořadí je následující — každý krok popisuje, co se stane, když jej přeskočíte.

1. Nastavení fakturace (vystavovatel)

Údaje, které se tisknou na fakturu jako dodavatel: název, IČO, DIČ, adresa a režim DPH (neplátce / plátce / identifikovaná osoba). Bez vyplněného vystavovatele nelze vystavit doklad — aplikace vás na úvodní stránce fakturace rovnou upozorní.

2. Bankovní účty

Účet, na který mají klienti posílat peníze. Zadáváte označení a IBAN; jeden účet označíte jako výchozí. IBAN je v databázi uložen zašifrovaně.

Bez bankovního účtu nelze vygenerovat QR platbu na faktuře ani automaticky párovat příchozí převody.

3. Služby a ceny

Ceník sezení. U každé služby zadáváte:

• Kód a název — pro vaši orientaci v seznamu.
• Popis na faktuře — text, který se objeví na dokladu.
• Cena a DPH — základní cena a režim DPH (neplátce, základní sazba, snížená sazba, osvobozeno).
• Délka — v minutách.
• Účtování — za termín (jedna faktura za sezení bez ohledu na počet účastníků), nebo za účastníka (typicky u skupin a párové terapie).
• Okamžik platby — po sezení, před rezervací, záloha a doplatek, nebo ručně. Určuje, kdy aplikace vyzve k platbě.
• Vyžadovat kartu — u služeb placených předem.

Služba není potřeba k tomu, abyste vystavili fakturu ručně — tam si položky vypisujete sami. Je potřeba pro automatickou fakturaci ze sezení: smlouva odkazuje na výchozí službu a z ní se bere cena i režim DPH.

4. Plátci

Komu se fakturuje. Plátce nemusí být klient — může to být rodič či opatrovník, partner nebo firma. Evidujete jméno či název, e-mail, telefon, IČO, DIČ a adresu; osobní údaje jsou v databázi zašifrované.

Platí-li klient sám za sebe, není nutné údaje přepisovat ručně — na stránce Plátci je tlačítko, které založí plátce z existujícího klienta jedním klikem.

U plátce také volíte kanál komunikace (e-mail nebo SMS), kterým mu budou chodit výzvy k platbě.

5. Smlouvy

Smlouva propojí plátce s výchozí službou. Díky ní se sezení fakturují automaticky — aplikace ví, komu a za co doklad vystavit, a nemusíte to u každého sezení zadávat znovu.

Ve smlouvě nastavíte plátce, výchozí službu, způsob platby a okamžik fakturace. Smlouvu lze deaktivovat, aniž byste ji mazali.

Bez smlouvy fakturaci zvládnete taky, ale každou fakturu budete muset vystavit ručně.

6. Storno podmínky

Poplatky za pozdní zrušení sezení a za nedostavení. U každé podmínky nastavíte, jak dlouho před sezením je zrušení ještě bezplatné, kolik se účtuje při pozdějším zrušení a kolik při nedostavení.

Storno podmínky se verzují — když sazby změníte, vznikne nová verze a starším sezením zůstane ta, která platila v době rezervace.

Vystavení faktury

Fakturu vystavíte tlačítkem Vystavit fakturu, které je na každé stránce fakturace vpravo nahoře.

Ve formuláři vyberete plátce, měnu a splatnost (ve dnech, výchozí je 14) a přidáte jednu či více položek — popis, množství, cenu za jednotku a sazbu DPH. Řádky přidáváte odkazem pod tabulkou.

Po vystavení dostane doklad číslo a variabilní symbol a objeví se v seznamu Faktury.

Stav dokladu a stav úhrady

Každá faktura má dva nezávislé stavy a v seznamu vidíte oba:

• Stav dokladu — koncept, vystaveno, odesláno, stornováno. Popisuje životní cyklus dokladu.
• Stav úhrady — neuhrazeno, zpracovává se, vyžaduje akci, částečně uhrazeno, uhrazeno, po splatnosti, selhalo, odepsáno. Popisuje, jak je na tom platba.

Seznam faktur lze filtrovat tlačítky nad tabulkou. Filtr Otevřené sdružuje všechny stavy, které ještě nejsou dořešené — je to totéž, co ukazuje dlaždice „Otevřené faktury" na úvodní stránce.

Detail faktury

Na detailu faktury vidíte položky, historii plateb a případné dobropisy. Podle stavu dokladu jsou k dispozici akce:

• Odkaz k platbě — vygeneruje adresu platebního portálu, kterou pošlete plátci. Portál je chráněný jednorázovým tokenem, plátce se do aplikace nepřihlašuje.
• Zaznamenat platbu — ruční zápis platby, kterou jste přijali mimo aplikaci (hotově, převodem, který se nespároval sám).
• Vystavit dobropis — opravný doklad, viz níže.
• Stornovat — jen dokud na faktuře není žádná platba.

Platby

Sekce Platby obsahuje všechny přijaté platby — kartou přes platební portál i ručně zaznamenané — a jejich přiřazení k fakturám.

Na úvodní stránce se v pruhu „Vyžaduje pozornost" mohou objevit tři situace, které vedou sem:

• Selhané platby — platba kartou neprošla. Plátci je potřeba poslat nový odkaz k platbě.
• Platby čekající na potvrzení — platba se zastavila na ověření v bance (3-D Secure). Dokončit ji musí plátce; z vaší strany není co dělat, jen případně připomenout.
• Přeplatky — přišlo víc, než kolik bylo přiřazeno k fakturám. Rozdíl je potřeba vrátit nebo započíst.

Banka

Sem padají bankovní pohyby, které se nepodařilo automaticky spárovat s fakturou — typicky když plátce zadal špatný variabilní symbol nebo poslal jinou částku.

U každého pohybu vidíte datum, částku, protistranu, variabilní symbol a zprávu pro příjemce. Do políčka vedle zadáte číslo faktury, ke které pohyb patří, a potvrdíte tlačítkem Spárovat.

Automatické načítání bankovních pohybů funguje jen tehdy, když má správce zapnuté napojení na banku. Bez něj je tato sekce prázdná a platby převodem zapisujete ručně přes Zaznamenat platbu na detailu faktury.

Dobropisy

Opravné daňové doklady k již vystaveným fakturám. Dobropis vystavíte z detailu faktury; původní doklad zůstává v evidenci beze změny, protože vystavenou fakturu nelze zpětně přepsat.

Dobropis použijte, když jste fakturovali chybnou částku nebo když sezení nakonec neproběhlo a faktura už byla odeslána. Pokud na faktuře ještě není žádná platba, je jednodušší ji rovnou stornovat.

Co musí zapnout správce

Následující funkce nejsou dostupné automaticky — jejich stav vidíte v sekci Nastavení fakturace pod nadpisem „Funkce":

• Platby kartou — platební portál, kam plátce klikne z odkazu k platbě.
• QR platba — QR kód na faktuře pro platbu převodem z mobilního bankovnictví.
• Napojení na banku — automatické stahování pohybů a párování plateb.
• SMS — zasílání výzev k platbě a upomínek přes SMS místo e-mailu.

Je-li funkce vypnutá, příslušná část fakturace prostě chybí — modul jako celek funguje dál, jen se odpovídající kroky dělají ručně.

Kdo vidí faktury

Fakturaci vidí terapeut a správce. Všechny dotazy jsou omezené na vystavovatele přihlášeného uživatele, takže se k dokladům jiného pracoviště nedostanete.

Údaje o plátcích a čísla bankovních účtů jsou v databázi uložené zašifrovaně, stejně jako osobní údaje klientů — viz Data a soukromí.